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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Biga Software GmbH
Nestorstraße 14
10709 Berlin
Deutschland

E-Mail: info@biga.de
Telefon: +49 (0)15774260301

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von VaultDog verarbeitet werden.

VaultDog richtet sich ausschließlich an Unternehmen und gewerbliche Nutzer.

3. Verarbeitung bei der Registrierung

Bei der Erstellung eines Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Unternehmensname
  • verschlüsseltes Passwort
  • Zeitpunkt der Registrierung
  • Einstellungen des Benutzerkontos

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

4. Nutzung von VaultDog

Bei der Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir unter anderem:

  • hochgeladene Dokumente
  • Dateinamen
  • Dokumenteneinstellungen
  • Ablaufdatum
  • maximale Downloadanzahl
  • Downloadstatistiken
  • API-Nutzung
  • Benutzeraktionen innerhalb der Anwendung

Diese Daten sind erforderlich, um den Dienst bereitzustellen und die gewünschten Funktionen auszuführen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

5. API-Nutzung

Bei der Nutzung der VaultDog API verarbeiten wir insbesondere:

  • API-Schlüssel
  • Zeitpunkt der API-Anfragen
  • verwendete Endpunkte
  • technische Fehler
  • Nutzungsstatistiken
  • IP-Adresse

Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung der API, der Abrechnung sowie der Sicherheit unserer Systeme.

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme)

6. Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir:

Stripe Payments Europe Ltd.
1 Grand Canal Street Lower
Grand Canal Dock
Dublin 2
Irland

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an Stripe übermittelt.

Weitere Informationen finden Sie unter: stripe.com/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

7. Versand von E-Mails

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. E-Mail-Verifizierung, Passwort zurücksetzen oder Benachrichtigungen) nutzen wir:

Resend

Hierbei werden insbesondere verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse
  • Inhalt der E-Mail
  • Versandstatus

Weitere Informationen: resend.com/legal/privacy-policy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

8. Hosting und Datenspeicherung

VaultDog wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben.

Zur Speicherung hochgeladener Dokumente nutzen wir Object Storage der:

Hetzner Online GmbH
Industriestraße 25
91710 Gunzenhausen

Weitere Informationen: hetzner.com/legal/privacy-policy

9. Server-Logfiles

Beim Zugriff auf unsere Website und Anwendung werden automatisch technische Informationen verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Browsertyp
  • Betriebssystem
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • angeforderte URL
  • HTTP-Statuscode

Diese Daten dienen der Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit unserer Systeme.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

10. Cookies und Google Ads

Technisch notwendige Cookies in der Anwendung

In der Anwendung unter app.vaultdog.de verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies.

Diese dienen insbesondere:

  • der Anmeldung,
  • der Sitzungsverwaltung,
  • Sicherheitsfunktionen.

Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Einwilligung auf vaultdog.de

Beim ersten Besuch von vaultdog.de fragen wir Sie in einem Banner, ob wir Google Ads (Kategorie „Marketing“) nutzen dürfen. Google Ads setzt Cookies und lädt erst, nachdem Sie zugestimmt haben. Lehnen Sie ab, setzen wir auf vaultdog.de keine Cookies und es geht keine Anfrage an Google.

Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit der Banner nicht auf jeder Seite erscheint. Dieser Eintrag enthält nur Ihre Auswahl und den Zeitpunkt, verlässt Ihren Browser nicht und ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nach zwölf Monaten fragen wir erneut.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite. Nehmen Sie die Einwilligung zurück, löschen wir die Cookies von Google Ads in Ihrem Browser und laden die Seite neu.

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir schalten Anzeigen bei Google und möchten wissen, ob sie Interessierte zu VaultDog bringen. Wenn Sie über eine Anzeige zu uns kommen, setzt Google ein Cookie (_gcl_au, Laufzeit 90 Tage). Klicken Sie danach auf „Kostenlos testen“, erfahren wir, dass eine Anzeige zu diesem Klick geführt hat. Wer Sie sind, erfahren wir darüber nicht.

Außerdem kann Google Ihnen unsere Anzeigen später auf anderen Websites erneut zeigen (Remarketing). Google verarbeitet dafür unter anderem Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen und die aufgerufenen Seiten und kann Daten in die USA übertragen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Personalisierte Werbung können Sie außerdem in den Werbeeinstellungen von Google abschalten.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Dokumente werden entsprechend den vom Nutzer gewählten Einstellungen oder nach manueller Löschung entfernt.

Benutzerkonten können vom Nutzer gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich,

  • soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
  • aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen,
  • an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter,
  • an Google, wenn Sie auf vaultdog.de in Google Ads eingewilligt haben (siehe Abschnitt 10).

Daten, die Sie in der Anwendung verarbeiten, übermitteln wir nie zu Werbezwecken.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Auftragsverarbeitung

Soweit Sie VaultDog zur Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter nutzen, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf unserer Website abrufbar.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

  • TLS-verschlüsselte Datenübertragung
  • sichere Passwortspeicherung
  • rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
  • regelmäßige Sicherheitsupdates
  • Zugriffsbeschränkungen auf Produktionssysteme
  • automatische Löschung abgelaufener Dokumente
  • regelmäßige Datensicherungen

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen oder geänderter gesetzlicher Vorgaben erforderlich wird.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Version.